Base de connaissances personnelle : un système pour vous souvenir, organiser et utiliser tout ce que vous lisez

Depuis des années, j’utilise des carnets pour noter tout un tas de choses. Je crois que ça a commencé avec la voile. Depuis mes débuts, j’ai toujours eu un carnet dans la poche sur lequel je notais la météo prévue, les détails des différents parcours que l’on pouvait effectuer, les erreurs qu’on faisait sur le plan d’eau, ou encore les choses qu’il fallait réparer ou améliorer sur le bateau. Dès que je pensais à quelque chose, je le notais dans mon cerveau — le nom que je donnais à mon carnet.

Aujourd’hui encore, j’ai toujours un carnet dans la poche — et pas seulement quand je navigue. Mon carnet me suit tous les jours et j’y note un tas de choses : des idées, des réflexions, les choses que je ne comprends pas et que je veux approfondir, les citations que je découvre ou les conversations intéressantes.

Je lis également beaucoup^I. J’y passe plusieurs heures par jour et prends énormément de notes^II : les citations et idées intéressantes, les sujets à approfondir, les histoires intéressantes et anecdotes qui me plaisent.

Tout ceci génère des dizaines d’informations chaque jour^III et ça m’a toujours posé un problème : comment me souvenir et organiser ces connaissances pour les retrouver et m’en servir quand j’en ai besoin ?

C’est bien beau de lire beaucoup mais, si vous oubliez ce que vous lisez, c’est une perte de temps.^IV

Pour remédier à ce problème, j’ai essayé des dizaines de méthodes différentes. 

• J’ai mis en place un système de sommaire pour retrouver les infos importantes dans mes carnets et un index pour les numéroter.
• J’ai utilisé Evernote pour stocker mes connaissances.
• J’ai essayé de scanner les pages des carnets que je voulais garder. 
• J’ai même acheté un iPad Pro avec un stylet pour prendre mes notes en version numérique.

Rien ne semblait fonctionner, jusqu’à ce que je découvre un système simple et efficace pour gérer mes connaissances. 

Depuis que je l’utilise, je suis enfin capable de classer efficacement ce que je découvre au grès de mes lectures et de retrouver les infos qui m’intéressent quand j’en ai besoin.

J’utilise ce système depuis longtemps et aujourd’hui je vais vous expliquer en détail comment il fonctionne.

Que vous soyez cuisinier, auteur, formateur, blogueur, pro du marketing, créatif, artiste, entrepreneur, sportif, scientifique, mère/père de famille, ou simplement curieux, vous adorerez ce système et en tirerez d’énormes bénéfices. Je peux vous l’assurer.

En fait, comme ce fut mon cas, il peut changer votre vie. C’est ce système qui m’a permis d’écrire les différents livres que j’ai publié. Sans lui, je ne l’aurais peut-être jamais fait.

Une base de connaissances personnelle, qu’est ce que c’est ?

L’idée d’une base de connaissances personnelle n’est pas nouvelle. Dans l’histoire, des dizaines de personnages célèbres ont utilisés de tels systèmes : Mark Twain, Thomas Hardy, Ralph Waldo Emerson, Henry David Thoreau, Francis Bacon, John Milton, Marcus Aurelius, Petrarch, Montaigne, Thomas Jefferson, Napoleon, HL Mencker, Bill Gates, Ronald Reagan et bien d’autres.

La plupart d’entre-eux géraient leurs bases de connaissances en utilisant des carnets de notes (« commonplace books^V » en anglais) dans lesquels ils inscrivaient des idées, des citations, des anecdotes, des observations ou des informations importantes qu’ils découvraient au cours de leur vie ou de leur apprentissage d’une discipline.

Le but ultime de ces systèmes étant d’enregistrer et d’organiser des bribes d’informations pour ensuite les réutiliser dans leur vie, leur business, leurs écrits ou leurs discours.

Ces carnets de notes ne doivent pas être confondus avec des journaux personnels. Un journal permet de noter les évènements qui surviennent dans la vie d’une personne, alors qu’un carnet de notes sert à compiler les connaissances — devenant une collection qui reflète les intérêts de son créateur^VI.

Le système que j’utilise aujourd’hui pour gérer mes connaissances ne fonctionne pas avec des carnets mais avec des fiches. Ce système est à la fois plus pratique et plus flexible que les carnets.

Avant de vous expliquer le fonctionnement de ce système, je tiens à préciser que je n’en suis pas l’inventeur. Je l’ai découvert dans un article publié par Ryan Holiday^VII, qui lui même l’a appris en travaillant avec Robert Greene^VIII. Tout ce que j’ai fait, c’est l’adapter à mes besoins — et pris le temps de vous l’expliquer pour que vous puissiez en profiter.

A première vue, ce système peut paraitre confus, mais lisez jusqu’au bout. A la fin de votre lecture, vous aurez parfaitement compris le fonctionnent du système et serez capable de le mettre en place pour gérer vos connaissances personnelles.

Le système

En trois lignes, voici le principe de ce système : dès que je trouve quelque chose d’intéressant, je le note sur une fiche. Chaque fiche est classée dans une catégorie et toutes mes fiches sont regroupées dans une boite. C’est aussi simple que ça^IX.

J’utilise des fiches cartonnées (aussi appelées fiches bristol) au format A6.

J’écris toujours à la main, en utilisant un stylo — écrire à la main est important et fait partie intégrante du système, j’y reviendrai dans quelques instants.

Organisation des fiches

Les catégories

Une fois l’information notée sur la fiche, j’inscris dans l’angle en haut à droite la catégorie ou le thème à laquelle elle appartient.

Si je travaille sur un projet spécifique — un livre par exemple — je note en haut à droite, à la place de la catégorie, l’endroit où cette fiche pourra être utilisée dans le projet. Par exemple, pour cet article, voici ce qui était inscrit sur l’une de mes fiches : « Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon d’utiliser ce système » (Conclusion).

Si une carte appartient à 2 catégories, je copie son contenu sur 2 cartes distinctes, chacune classée dans la catégorie appropriée.

Ne vous inquiétez pas trop des catégories à créer, surtout si vous débutez. Il n’y a aucune règle de ce côté là. Les thèmes sont propres à chacun. Vos catégories émergeront avec le temps, en fonction de vos centres d’intérêt. Concentrez-vous sur la recherche d’informations intéressantes, les thèmes apparaitront d’eux-même.

Voici quelques unes des catégories que j’utilise : Photo, Education, Lecture, Marketing, Ecriture, Créativité, Sommeil, Sport, Blog.

Vous verrez qu’à l’usage, vos catégories évolueront. Certaines disparaitront car vous ne les utiliserez jamais, d’autres se développeront au point d’être scindées en plusieurs sous-catégories^X — et pourront être à l’origine de nouveaux projets ou livres. 

C’est la force de ce système : les fiches peuvent facilement être parcourues, classées et déplacées. N’hésitez pas à en tirer profit.

Les boites

Mes fiches sont regroupées dans des boites spécifiquement conçues à cet effet — je vous donnerai dans quelques instants la liste complète du matériel que j’utilise.

Dès que je crée une nouvelle fiche, je la range dans la boite. J’utilise des séparateurs sur lesquels j’inscris le nom de la catégorie, ce qui me permet de regrouper les fiches et de repérer les catégories facilement.

Lorsque je travaille sur un projet long et important, j’achète une nouvelle boite qui lui sera dédiée — plus petite que la boite principale qui contient toutes mes fiches —, et dans laquelle je regroupe les fiches relatives à ce projet.

J’utilise exactement le même système que dans ma boite principale, sauf qu’ici les thèmes sont relatifs au projet. Je peux par exemple avoir un thème « Introduction » qui regroupe les idées que je veux faire figurer dans l’introduction d’un livre.

Contenu des fiches

Qu’est-ce-que je note sur mes fiches ? Beaucoup de choses : des citations, des passages de livres intéressants ou des idées que je trouve à droite à gauche — notamment sur les réseaux sociaux ou les blogs que je suis.

Mes notes ne sont pas uniquement extraites de mes lectures. Elle peuvent provenir de vidéos, de formations, de présentations orales, de films, de conversations, de choses que j’observe ou qui se déroulent devant moi. 

N’importe quel évènement ou conversation peut vous apprendre quelque chose. Soyez curieux et ayez l’esprit ouvert.

Ce que je note n’est pas obligatoirement écrit par quelqu’un d’autre. Ça peut être des anecdotes ou des histoires qui me sont arrivées personnellement et que je veux mettre de côté pour un jour les réutiliser.

Je peux aussi noter des choses plus personnelles^XI : des questions que je me pose, des idées de sujets à explorer, des notions que je ne comprends pas et que je veux approfondir… Tout ce que je remarque ou qui attire mon attention trouve une place dans ma base de connaissances.

Les catégories que vous créez ne sont d’ailleurs pas obligatoirement en rapport avec votre vie professionnelle. Elles peuvent aussi concerner votre vie privée. J’ai par exemple une catégorie dans laquelle je regroupe des notes concernant l’éducation de mes enfants, une autre dans laquelle je regroupe des conseils pour moi-même et encore une autre dans laquelle je note les critiques importantes à mon sujet et les choses que je dois améliorer^XII.

Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à remplir correctement vos fiches : 

• Longues histoires : si une histoire est vraiment trop longue pour être recopiée à la main, je créé une fiche sur laquelle je résume les idées principales puis j’ajoute la référence de la source. Par exemple : « pour plus d’infos à ce sujet, voir la page 56 du livre XXXXXX ».
• Recto / Verso : si j’écris au verso d’une fiche, je fais une flèche en bas à droite du recto de celle-ci. Lorsque je parcours mes fiches, le flèche m’indique qu’il faut la retourner pour terminer la lecture.
• Citations : lorsque je note une citation, je fais en sorte d’indiquer clairement son auteur. Je suis ainsi certain de ne pas oublier de le nommer lorsque j’utilise cette citation. Si un auteur est cité par un autre auteur, je l’indique également. Par exemple : « citation qui me plait » — Bill Clinton, cité par Ryan Holiday dans [titre du livre ou de l’article].
• Révisions : parfois, en relisant mes fiches, il m’arrive de les compléter par de nouvelles idées ou de nouvelles anecdotes qui me sont arrivées entre temps. Le contenu de vos cartes n’est pas figé. Si vous avez envie de les modifier, faites-le.
• Remplissage des fiches : ne vous forcez pas à remplir complètement vos fiches. Certaines des miennes ne contiennent qu’un ou deux mots. Ce n’est pas un problème.

Bénéfices

Au cours de votre vie, votre base de connaissances personnelle accumulera une grande quantité de savoir vers laquelle vous pourrez vous tourner en temps de crise ou, au contraire, pour saisir une opportunité — pour développer votre carrière ou terminer de nouveaux projets par exemple.

Voici quelques-uns des bénéfices que vous tirerez de la mise ne place d’un tel système.

Toujours Apprendre

L’envie de faire croître votre base de connaissances personnelle est une bonne façon de vous motiver pour continuer à apprendre et être curieux tout au long de votre vie. Une fois que vous aurez l’habitude de vous en servir et aurez compris ses bénéfices, vous ferez plus d’efforts pour dénicher des contenus intéressants à y enregistrer, vous verrez^XIII.

Vous pouvez également créer des catégories relatives à des sujets que vous souhaitez approfondir ou des choses auxquelles vous voulez prêter attention. 

J’ai par exemple créé une catégorie intitulée « Purple Cow » — « Purple Cow » est un terme utilisé par Seth Godin^XIV pour décrire une caractéristique d’un produit qui le rend unique et fait que les gens en parlent naturellement. Si vous croisiez une vache violette (Purple Cow), vous en parleriez certainement à vos proches, non ? — Dès que je vois quelque chose qui rend un produit unique, je le note sur une fiche que j’ajoute à cette catégorie. 

Cette pratique à deux avantages : 1) je prête plus d’attention aux idées originales quand j’en rencontre une, 2) lorsque je travaille sur un projet, je peux parcourir les fiches de cette catégorie pour trouver des idées à y intégrer pour le rendre unique. Un exemple : Innocent, la marque de jus de fruit, qui inscrit « Jus t’aime » juste au dessus du code-barre de ses bouteilles. Un détail, mais quand quelqu’un tombe dessus, il en parle — la preuve.

L’importance de l’écriture manuscrite

Ecrire à la main sur vos fiches est extrêmement important. Je suis entièrement d’accord avec vous : ce serait plus simple de créer un dossier dans Bear — je le préfère à Evernote^XV — et de copier/coller les passages que vous souhaitez mettre de côté. Mais le but ici n’est pas la facilité. Le but est de faire quelque chose d’important — donc de difficile^XVI.

Le fait d’écrire à la main vous aide à mémoriser les idées importantes dont vous voulez vous souvenir. Simplement lire ces informations n’aurait pas le même effet sur votre mémoire.

Par rapport au numérique, ajouter une fiche dans une base de connaissances manuscrite vous demande plus de temps. Ceci vous forcera à être plus sélectif sur ce que vous lisez et surtout ce que vous notez. 

Less is more^XVII : mieux vaut enregistrer peu de bonnes informations que beaucoup de mauvaises. 

Pendant des années j’ai utilisé un système numérique et y enregistrais des articles entiers — même si seulement quelques lignes m’intéressaient. Au final, je ne réutilisais jamais ces connaissances car il y en avait trop et la plupart étaient de mauvaise qualité. Je préférais faire une recherche sur Google, c’était plus efficace. 

Avec des fiches manuscrites, c’est totalement différent. J’ai déjà fait l’effort d’extraire les informations les plus importantes des contenus que je lis. Tout ce que j’y note est important, utile et résumé sous une forme qui me permet de réutiliser les contenus instantanément.

Enfin, l’énergie et le temps que vous dépensez à créer ces fiches vous incitera à les réutiliser régulièrement — vous ne souhaitez probablement pas avoir fait tout ça pour rien.

Faire naître de nouvelles idées

Associer des idées est un excellent moyen d’en faire naitre de nouvelles. Par exemple, lorsque vous avez une idée et que vous en parlez à quelqu’un, il n’est pas rare que lui aussi ait une idée à vous soumettre et, parfois, cette seconde idée, en l’associant à la votre, en fera naitre une troisième — souvent plus intéressante que les deux précédentes^XVIII.

Les fiches manuscrites vous aident à faire ce genre d’associations d’idées. Lorsque vous avez une idée concernant un thème, notez-la sur une fiche comme vous le faites d’habitude mais, plutôt que de simplement la classer, prenez quelques instants pour lire les fiches déjà présentes dans la catégorie en question. Parfois, vous trouverez une autre fiche qui, par association, fera naitre une nouvelle idée.

De la même façon, tomber par hasard sur une fiche voisine en en cherchant une autre décuplera votre créativité.

Un outil formidable au service de vos projets

Pouvoir manipuler vos fiches, les changer de catégorie ou les ordonner comme bon vous semble est ce qui fait la puissance et l’efficacité de ce système.

Lorsque je travaille sur un projet, je lis des dizaines de livres et d’articles dans lesquels je surligne les passages importants.

Après quelques jours — le temps de laisser murir les idées trouvées —, je relis mes notes et copie sur des fiches celles qui sont réellement importantes.

Au final, je me retrouve avec plusieurs dizaines — ou centaines — de fiches. En les parcourant, je vois se détacher des thèmes qui me permettent de les regrouper. Ces thèmes se transformeront en chapitres si je travaille sur un livre.

Je peux ensuite réorganiser les cartes comme je le souhaite, les mettre dans un ordre logique, pour organiser mes pensées et les idées importantes avant d’attaquer la phase d’écriture. 

Ce système est un excellent moyen de donner naissance à un livre^XIX.

Quelques conseils pratiques

Tirés de mon expérience personnelle — et surtout de mes erreurs —, voici quelques conseils pratiques pour vous aider à tirer tous les bénéfices de ce système de base de connaissances personnelle.

Ne laissez pas les contenus s’accumuler

Beaucoup de personnes lisent des livres, surlignent les passages importants puis les laissent de côté sans rien en faire. Rien n’est plus démotivant que de voir une pile de livres que vous devez parcourir pour en extraire les notes. Si vous les laissez s’accumuler, vous ne reviendrez jamais dessus.

Pour éviter cela, instaurez un rituel : chaque semaine, bloquez-vous un créneau de quelques minutes — ou quelques heures, en fonction de votre volume de lecture hebdomadaire — pendant lesquelles vous transférerez sur vos fiches toutes les informations importantes recueillies les jours précédents.

Personnellement, je fais ça le vendredi matin : mon Journal Idéal^XX me permet de faire le point sur la semaine écoulée et me rappelle de transférer mes notes sur des fiches que je classe dans ma base de connaissances personnelle.

Prenez l’habitude de l’utiliser

Ça parait évident mais, pour que ce système soit efficace, encore faut-il l’utiliser. Comme pour toute nouvelle habitude, elle ne s’instaurera pas naturellement. Au début, vous devrez vous forcer à l’utiliser avant que cela ne devienne un reflex.

Premier conseil : faites en sorte que la boite qui contient vos fiches soit bien visible sur votre bureau^XXI. Ne la rangez pas dans un tiroir ou au fin fond d’une armoire. Ainsi, à chaque fois que vous l’apercevrez, vous vous souviendrez de votre mission : trouver de nouveaux contenus à y ajouter.

Second conseil : dès que vous avez une idée, notez la sur une fiche. N’attendez pas, faites-le immédiatement. Si vous attendez, vous risquez d’oublier votre idée^XXII. Il suffit qu’une personne vous appèle ou qu’un bruit vous distraie et l’idée se sera envolée. Parfois, une pensée éclair recèle une idée capable de transformer l’un de vos futurs projets. Comme le dis Ryan Holiday : « C’est une bonne chose lorsqu’une de vos propres fiches vous surprend ».

Pour vous faciliter la tâche, ayez toujours un stylo et quelques fiches posées sur votre bureau et à portée de main. 

Troisième conseil : lorsque vous n’êtes pas assis à votre bureau, ayez toujours un carnet et un crayon dans votre poche. Vous devez pouvoir à tout moment écrire les idées qui vous passent par la tête avant de les oublier. Prenez ensuite l’habitude, une fois par semaine, de relire vos notes et de les recopier sur des fiches. Comme je vous l’ai dit plus haut, j’utilise mon Journal Idéal pour me le rappeler chaque semaine.

Prenez l’habitude de l’utiliser — Bis

Vous devez prendre l’habitude d’ajouter des fiches à votre base de connaissances personnelle, mais vous devez également prendre l’habitude d’utiliser ces fiches.

Pour cela, toutes les excuses sont bonnes : 

• Vous avez un blog ? Utilisez-les pour écrire vos articles
• Utilisez des citations inspirantes pour créer des contenus sur les réseaux sociaux
• Utilisez-les lorsque vous avez des présentations ou des discours à préparer
• Utilisez-les pour rédiger des emails, des notes ou des mémos.
• Utilisez-les pour consoler ou conseiller vos proches
• Utilisez-les lorsque vous avez un problème ou en cas de baisse de moral

Il existe des dizaines de façons d’utiliser les connaissances que vous emmagasinez sur vos fiches^XXIII. Elles vous permettront d’améliorer ce que vous faites et les projets sur lesquels vous travaillez. Ne vous en privez pas.

Protégez votre savoir

Avec le temps, vous accumulerez une quantité de savoir irremplaçable et dont vous aurez du mal à vous passer. Faites en sorte de protéger à tout prix votre base de connaissances personnelle. 

S’il y a un incendie dans votre maison, la boite qui contient vos fiches doit être l’une des premières choses matérielles que vous devez sauver.

Liste du matériel nécessaire

Voici une liste du matériel nécessaire pour démarrer votre système de base de connaissances personnelle. 

J’ai testé et j’utilise personnellement tous les produits listés ici. Il existe pour chacun des alternatives, mais ceux-ci sont parfaitement adaptés à la tache. Si vous voulez démarrer avec un système efficace sans vous prendre la tête, suivez le guide. 

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• Les séparateurs de catégories qui vous permettent de regrouper les fiches en fonction de la catégorie à laquelle elles appartiennent https://amzn.to/2NhEnvT 
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Conclusion

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon d’utiliser ce système. Je vous ai expliqué comment je l’utilisais, mais vous êtes libre de le modifier pour l’adapter à vos besoins — notamment lors de la création des catégories : elles doivent refléter vos centres d’intérêts.

Robert Greene par exemple, l’une des premières personnes à avoir parlé de ce système sur Internet, utilise des fiches de différentes couleurs pour ajouter un niveau d’organisation supplémentaire. 

Il m’arrive parfois d’utiliser des post-it que je colle temporairement sur certaines cartes pour séparer en sous-catégories des thèmes qui m’intéressent, le temps d’écrire un article ou de travailler sur un projet relativement court.

Encore une fois, inspirez-vous de la méthode mais n’hésitez pas à l’adapter à votre sauce.

Commencez dès maintenant, faites en une priorité et je peux vous assurer que ce système changera votre vie.

C’est un projet à long terme. Les dividendes de ces investissements payeront dans le futur et de façon exponentielle.

C’est le projet d’une vie. 

Lancez-vous, Maintenant !

(Lire est important. Mais plus que la lecture, ce qui est important c’est d’être capable de transformer les informations que vous amassez en connaissances exploitables, puis de les retrouver quand vous en avez besoin. Ces connaissances vous permettront de mener à bien vos projets et, à long terme, transformeront votre vie. Pour vous y aider, j’ai mis à votre disposition sur le blog un ensemble de ressources gratuites mais, pour aller plus loin et découvrir les secrets qui m’ont permis de changer de vie et de publier plus de 10 livres en 4 ans, je vous conseille de suivre la formation Comment Lire et Apprendre Efficacement)